El término expediente proviene del latín expediens, que sinifica dar o acordar. Dependiento del contexto en el que se usa, expediente puede abarcar diferentes acepciones.
En general, un expediente corresponde a un conjunto de documentos acerca de un procedimiento, ya sea administrativo o judicial.
Por tanto, ante un procedimiento de cualquier tipo, el expediente es el primer paso, donde reune toda la documentación.
Expediente administrativo
Para el caso que nos ocupa, el expediente administrativo es el más conocido y temido, por sus posibles consecuencias, sobre todo si la empresa no está actuando correctamente.
Las empresas están sometidas habitualmente a controles e inspecciones para verificar el cumplimiento de la normativa. En caso de incumplimiento, la autoridad competente podría imponer una sanción.
El artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Según esta misma ley, los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita.
Procedimiento administrativo sancionador
Cuando una empresa recibe una notificación de expediente sancionador, esta dispone de un plazo para presentar alegaciones o abonar la sanción con pronto pago al reconomiento de la deuda. La notificación puede provenir de diferentes administraciones, como puede ser la Agencia Tributaria, Inspección de Trabajo u otros.
Si se presentan alegaciones, el siguiente paso es la carta de resolución, que indicará si se archiva el expediente o continúa el procedimiento sancionador.
